养老机构成本控制的4大漏洞与6大补救策略

时间:2017-02-05 16:28来源:光大彩票平台养老 作者:万仁涛 点击:


在收入来源基本确定的情况下,如何控制成本就成了养老机构能否盈利的关键。接下来,本文将着重分析养老机构的成本构成,找出成本控制存在的普遍问题,并针对这些问题提出成本控制措施。

一、养老机构的6大成本构成

影响养老院成本的因素很多,所在地区、规模、服务标准等都会影响成本。基于决策需要,根据成本性态分析理论,对养老院发生的一般性的成本进行成本性态分析,将其所发生的成本按与入住人员数量的关系分为固定成本与变动成本,主要成本主要包括:

1.因使用房屋等建筑物而发生的成本:如养老院所用房屋为自有,则成本为每年的房屋折旧,如养老院所用房屋为租用,则成本为年租金,无论自有还是租用,均为固定成本。房屋附属养老设备折旧,也计入此项。

2.维修费:维修房屋、设备所发生的支出,固定成本。

3.暖气费,固定成本。

4.水电煤气费,半变动成本,因在总成本中所占比重不大,可全部视为固定成本。

5.入住人员餐饮费,只包括水电煤气人工费以外的采购成本,如购买米面粮油蔬菜等发生的成本,从成本性态来讲,属于变动成本,养老院一般根据一定标准控制此项支出,如有的养老院定为15元/人/天。

6.员工工资。养老院工作人员可分为三类:管理人员、厨师及卫生清洁人员、护工。其中,管理人员工资和厨师以及卫生清洁人员工资为固定成本,护工工资为变动成本。

二、养老机构成本管理的4大漏洞

接下来本文主要从采购、餐饮、房间服务和库存等4个成本费用发生方面,对养老机构成本管理存在问题进行系统分析与总结整理。

漏洞一:采购成本管控体系不健全

养老机构采购工作涉及的物品种类繁多,尤其是食品类原料需要每天采购,这都增加了采购工作量和成本。如果采购环节的成本控制管理体系不健全,就容易出现以下问题:

1.采购随意性较大。由于食品原材料的特殊性,很多原材料都需要在农贸市场或是早市等场所购买,这些地方需要采取现金购买,并且难以索取发票和收据等,容易导致采购价格和采购质量达不到成本控制要求,同时,还有可能产生贪污问题。

2.采购批量缺少量化方法。养老机构一次性用品需求量很大,并且其需求具有一定的可预见性和阶段性。但是,在实际管理中,由于缺少科学合理的订货分析,为了贪图简便省时,采购人员一次采购数量过多,这样不仅造成了流动资金挤占,还容易由于产品过期而导致不必要成本的发生。也有订货和库存衔接不紧密,导致库存数量不足,为保证养老机构正常经营,采取紧急采购,导致成本升高。

3.采购部门的内外监督体系不健全。很多养老机构的采购部门掌握了整个机构的采购大权,同时,没有相应的采购监督机构进行制约,成本会计仅仅是对采购后的物资质量和数量进行核查,约束作用不大,这也使得采购人员容易与供应商等形成舞弊合作关系,从而产生灰色寻租空间。

漏洞二:餐饮成本控制分析较薄弱

餐饮收入是养老机构营业收入的重要来源,餐饮服务水平的高低直接关系着养老机构的美誉度和经营效益。一般而言,养老机构的餐饮成本管理还存在下述问题:

1.餐饮成本控制环节不明确。在餐饮成本控制过程中,原料加工和烹饪生产过程往往难以控制,由于厨房人员多属于专业技术性人员,对产品质量和技术要求较高,而对成本要求反而不高。所以原材料从进入厨房到最后菜品端出,这个过程属于成本控制的“灰箱”过程,如果厨房生产成本过高,都无法查找成本出现问题的原因所在。

2.餐饮成本控制系统不完善。很多养老机构在管理信息系统建设方面还比较薄弱,在餐饮成本控制信息化建设方面还处于空白状态。再加上系统化、规范化的操作规程和标准缺失,这使得餐饮成本数据信息无法流动,形成“信息孤岛”,影响了养老机构或部门管理人员的决策。

3.餐饮成本差异分析较薄弱。餐饮成本差异分析主要用以实际发生成本与核定标准成本之间的差异分析,当成本差异明显时,需要对成本控制环节进行梳理,分析发生成本异常的具体环节,找准问题、查明原因,实施有效措施予以控制。很多养老机构餐饮成本控制的职责都交由财务部,没有专门的餐饮成本控制监督部门,无法对成本进行计划、预算和控制,缺少必要的成本控制信息反馈通道。

漏洞三:老人房间成本支出构成不合理

床位收入是养老机构营业收入的重要组成之一,护理部负责所有房间和床位的清扫保洁工作,并保障各种护理工作用品的供给与配置。由于养老机构房间成本管理涉及的环节众多,因而其成本管理存在的问题隐患也较多,具体如下:

1.房间物品采购量点控制不合理。房间物品采购的有序安排是养老服务正常进行的基本保障。如果不能合理确定物品采购数量规模、资金价值、采购时间和产品质量等,就容易导致不必要的成本发生。养老机构房间一次性产品需求量和使用量较大,这给采购工作带来了一定的压力,一次采购数量大,容易导致库存积压和资金占用;多次小批量采购,虽然节省了资金,但是会导致运输成本的增加。

2.护理人工成本支出比例较高。护理照料服务是养老服务的基本组成,在养老机构中老人房间面积占据了总面积的绝大部分,同时护理员数量占了总人员的80%左右,所以护理人工成本支出是养老机构成本控制的重要内容。人员排班、弹性工资和人员数量弹性配置直接决定着人工成本的高低。

3.房间能源消耗成本浪费较严重。老人房间每天都需要耗费大量的水电等能源,这里面有些是必须的,但是也有因疏忽或是失控导致的成本浪费。虽然有些养老机构自己制定了相应的管理办法,但是房间中“跑冒滴漏”等现象时有发生,长明灯、空房开空调等情况,都增加了房间的运营成本。

漏洞四:库存成本管理内容不明确

养老机构经营涉及的物资、商品等数量众多,并且各个品种之间差异很大,有的需要冷藏保管,有的不需要经过库房直接进入厨房,有的则需要大批量购进,这给库存管理工作带了很大难度和问题。

1.仓库保管制度不健全。考虑到养老机构经营的特性,每天出库物资数量不一,品类不同,这给机构库存工作带来了很大压力,物资盘点和保存都有困难,这在无形中增加了损耗。由于库管员工作量大和盘点失误等主客观原因,造成库存物资发生损耗的情况也是时有发生的,这都增加了养老机构库存成本的支出。

2.物资入库管理不完善。养老机构物资入库管理制度还存有漏洞,在检验过程中,只有成本会计和库管员进行相关的凭证及物品核对,这不仅给入库工作带来了很多的工作压力,而且由于缺乏有效的监督管理体系,很容易导致物品质量不达标、账实不相符等情况的出现。质量不合格的产品使用不仅可能对客户造成不良影响,更会直接影响到养老机构的品牌声誉。

三、养老机构成本管理存在问题的4大原因

通过对养老机构成本管理存在问题的分析,可以看出养老机构在采购、餐饮、房间和库存等方面还存有较多尚待改进和提高的空间。这些具体问题都是由深层次的影响动因产生的,因而,还需要透过问题现象,去挖掘深层的成因分析,只有这样才能对症下药,采取有针对性的成本管理措施。

(一)成本管理缺乏战略规划

很多养老机构经营和发展规模还比较小,市场经营定位模糊导致了养老机构目前缺少系统的理念指导和长远的发展规划,在战略规划和执行方面尚未有明晰思路,也没有深入研究养老机构的成本管理战略问题。

(二)成本管理责任主体目标不明

多数养老机构的管理人员的工作重心主要放在服务管理、市场开发和外部关系协调上面,对于如何加强成本管理等工作,缺少专人负责,这也使得养老机构内部成本管理长期处于落后状态。

(三)成本控制关键环节认识不清

养老机构在成本控制方面还存在“头痛医头、脚痛医脚”的问题,尚未实现对成本管理的全过程控制。养老机构对成本控制还局限于传统的诸如原料支出、人工费用等成本科目的管理,没有从战略成本管理或是成本环节价值链角度去分析成本内容,这也导致养老机构的成本管理过于表面化和局部化。养老机构在成本控制环节方面还存在盲区,对成本发生的链条认识还不够。

(四)成本管理措施执行力度不够

很多养老机构目前在餐饮成本控制、仓储物品管理和入库验收等方面的管理措施还比较薄弱,部分管理措施制定缺乏依据和具体标准,使得相关部门执行起来存在困难,多是依据经验进行操作。从财务管理的角度,目前养老机构实施的是绩效成本考核和预算管理,由于预算过程缺乏市场调查和相关依据,使得其指导地位大打折扣,降低了其引导价值。同时,绩效考核指标多是自上而下影响分解,指标的确定随意性大,这也影响员工执行措施的积极性和主动性。

四、养老机构控制经营成本的6大策略

1.保持固定资产的完好率

固定资产的折旧费是固定不变的,没有降低的空间,只能通过完好方面下工夫。提高固定资产完好率,可以减少更新支出,节约修理费用。

2.一次性用品的控制

养老机构的一次性用品的使用量往往是最多的,虽然价钱不高,但是积少成多的浪费也会导致成本无谓的增加,所以需要对一次性产品进行控制。护理员补充更换房间一次性用品时,要填写“房间一次性消耗用品统计表”,服务员凭“房间一次性消耗用品统计表”领用一次性用品,实领数应该等于消耗数,由护理部主任认真审查领用数量的真实性。

3.加强采购和仓库管理,降低采购成本和库存积压成本

采购是成本控制重要的一项。房间的能源消耗方面离不开采购。而从降低成本来看,主要就是货比三家,争取用最少的钱买质量最好的东西。采购和仓库应该进行及时沟通,在批量采购和库存之间找到一个平衡点,也就是经济订货量,这点是最重要的。经济订货量模型应该根据存货的成本、储存成本和缺货成本建立,最优订货批量是使订货成本、储存成本和缺货成本三者之和达到最低的订货量。通过模型计算出经济订货量后,可以很容易找出最适宜的进货时间。

4.压缩能源消耗

有些养老机构建成时间较长,设备有些老化落后,时常发生故障,因此能源消耗大,而且维修费也是一笔较大的成本支出。现在很多养老机构都是用中央空调,耗电量很大。有的机构为了节约能源,采取限制空调开放时间,降低了服务质量,引起老人和家属不满,投诉多,影响了客源,结果得不偿失。房间的热水,多使用锅炉供应,费用很高。建议改装为太阳能热水器,既环保,又节约成本。公共空间和会议室选用较为节能的LED灯泡。行政人员办公室实行人走灯灭的节能措施。

5.加强房间物品管理

由于洗涤次数频繁,床上用品损耗量较大。建议采购的床单、被套和枕套等床上用品,尽量选择耐磨性能好,并且不太厚的布料。

6.人工成本管理与调动员工积极性并重

作为劳动密集性的服务性企业,服务质量好坏主要取决于一线服务人员的素质、服务意识。所以针对这些特点,稳定员工队伍,降低人力资源成本,调动员工参与成本管理的积极性,应该提到首要位置。

对人工成本的控制,可以按照护理工作量配置人员,提高人员的平均工资,对人员进行最大利益的使用。对护理员实行按月底薪的基础上,实行相应的奖励方案,让能者多得。

五、总结

对一个养老机构进行成本控制,需要从多方面来进行探索和研究,对养老机构的自身结构进行相关的分析,更好的去确定和解决相关的问题。在当前养老服务行业市场竞争越来越激烈的大环境下,养老机构有更好的发展,不被市场淘汰,不仅要树立“让老人舒心、让家属放心”的经营理念,对养老机构的每一位员工培养、灌输成本控制理念,让每一位员工都以主人翁的精神参与到开源节流的的活动中来。

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